RATIO KODIT OY:N TIETOSUOJASELOSTE

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Ratio Kodit Oy
Y-tunnus: 3312977-7
Osoite: Eskolantie 12-14 LH7, 00720 Helsinki
Puhelin: 040 567 7101

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Ben Huang
etunimi(at)ratiokodit.fi

3. Rekisterien nimet

Ratio Kodit Oy:n

• Työntekijärekisteri
  • Asiakasrekisteri
  • Kulunvalvontarekisteri
  • Yhteystietoluettelo

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Työntekijärekisteri: Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

Asiakasrekisteri: Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Kulunvalvontarekisteri: Velvollisuus antaa työntekijätiedot syntyy, kun kyse on rakentamisesta yhteisellä rakennustyömaalla. Sekä rakentaminen että yhteinen rakennustyömaa ovat rakennustyön turvallisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (205/2009) tarkoittamia käsitteitä. Tiedot annetaan pääsääntöisesti kaikista yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä.

Lisäksi verotusmenettelylain (1558/1995) 15 b §:ssä säädetään päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuksista ja muiden työmaalla toimivien yritysten velvollisuudesta antaa päätoteuttajalle tietoja. Tarkempi ohjeistus tiedonantovelvollisuudesta löytyy verohallinnon diaarinumerolla A83/200/2017 (erit. kappale 3).

Yhteystietoluettelo: Yhteystietoluettelossa ei ole henkilötietoja, lukuun ottamatta nimiä ja puhelinnumeroita. Yhteystietoluetteloa käytetään kuten työntekijöiden omia puhelimen muistissa olevia yhteystietoluetteloita; päivittäiseen yhteydenpitoon.

5. Rekisterien tietosisältö

Työntekijärekisteri sisältää seuraavia tietoja:

työntekijöiden perustiedot, kuten

• etu- ja sukunimet
  • henkilönumero
  • suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika
  • ulkomaalainen henkilötunnus tai syntymäaika
  • kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • työsuhteeseen liittyvät tiedot
  • työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
  • henkilön verotukseen liittyvät tiedot
  • tilastointiin liittyvät tiedot
  • osaamiset

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Y-tunnus (yritykset) tai henkilötunnus
  • sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

• y-tunnus tai henkilötunnus
  • laskutus- ja perintätiedot
  • yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
  • asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

Kulunvalvontarekisteri sisältää seuraavia tietoja työmaan työntekijöistä:
• etu- ja sukunimet
• syntymäaika
• veronumero
• kirjautumisaika
• kirjautumissijainti mobiililaitteella kirjauduttaessa (työntekijän salliessa) Yhteystietoluettelo sisältää seuravia tietoja
• Henkilön tai yrityksen nimi
• Henkilön tai yrityksen puhelinnumero
• Henkilön tai yrityksen sähköpostiosoite

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijärekisteri: Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Asiakasrekisteri: Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja – kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Kulunvalvontarekisteri: Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään kulunvalvontasovelluksen tai muun päätoteuttajan määrittelemän tavan mukaisesti.

Yhteystietoluettelo: Yhteystietoja kerätään henkilöiltä itseltään tapaamisten yhteydessä tai henkilöt itsessään antavat yhteystiedot käyntikorttien tai sähköpostiallekirjoitusten muodossa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Ratio Kodit Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

9. Rekisterin suojaus

A Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa.

B Automaattisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

10. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuvat ottamalla yhteys Ratio Kodit Oy:n rekisteriasioita hoitavaan henkilöön.

Työntekijärekisteri:

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• oikeus tarkistaa ja saada itseään koskevat tiedot,
  • oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen,
  • oikeus vaatia tietojensa poistamista,
  • oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista,
  • oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai
  • oikeus vaatia tietojensa siirtoa järjestelmästä toiseen.

Asiakasrekisteri:

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• oikeus tarkistaa ja saada itseään koskevat tiedot,
  • oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen,
  • oikeus vaatia tietojensa poistamista,
  • oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista,
  • oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä (suoramarkkinointia koskien),
  • oikeus vaatia tietojensa siirtoa järjestelmästä toiseen tai
  • oikeus peruuttaa suostumus.

Kulunvalvontarekisteri:

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• oikeus tarkistaa ja saada itseään koskevat tiedot,
  • oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen,
  • oikeus vaatia tietojensa poistamista,
  • oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista,
  • oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai
  • oikeus vaatia tietojensa siirtoa järjestelmästä toiseen.

Yhteystietoluettelo:

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• oikeus tarkistaa ja saada itseään koskevat tiedot,
  • oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen,
  • oikeus vaatia tietojensa poistamista,
  • oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista
  • oikeus vaatia tietojensa siirtoa järjestelmästä toiseen tai
  • oikeus peruuttaa suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä tai rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle).

11. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Ratio Kodit Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti.

   12. Evästeet

Hyödynnämme sivullamme evästeitä parhaan käyttökokemuksen tarjoamiseksi sekä sivustoa käyttämällä annat suostumuksesi evästeiden käyttöä varten.

Myös kolmannet osapuolet/yhteistyökumppanit käyttävät evästeitä ja valintasi evästeitä koskien.

Evästeet mahdollistaa tunnistamisesi meidän tai myös kolmannen osapuolen toimesta.

Miten käytämme evästeitä

Sivustot tallentavat evästetiedostoja selaimeesi.  Evästeemme ovat luonteeltaan pysyviä ja istuntokohtaisia. Alla luettelemme käyttämämme evästeet:

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.3.2022